Wat mag je verwachten van een goed onderhoudscontract voor uw software?
Het goed functioneren van je software is in deze gedigitaliseerde en geautomatiseerde wereld een basisvoorwaarde. Bij problemen staat men al gauw voor verlies aan tijd en efficiëntie. Een professionele ondersteuning en snelle hulplijn zijn dus van levensbelang.
Maar een onderhoudscontract is meer dan een verzekeringspolis. Het zorgt, in de eerste plaats, voor hulp en ondersteuning als er iets misloopt, maar het zorgt er tevens ook voor dat je steeds over de nieuwste versies van de software beschikt.
Een goed onderhoudscontract bestaat best uit drie delen. Laat ons even overlopen waar je zeker moet aan denken bij het afsluiten van een overeenkomst.
Ondersteuning
Het belangrijkste luik van een onderhoudscontract is de ondersteuning via de 'helpdesk'. Als gebruiker kan je telefonisch contact nemen om je te laten bijstaan in het gebruik van je software.
Het belangrijkste kenmerk van een helpdesk is de reactietijd. Wanneer word je geholpen? Maar minstens even belangrijk is de vraag: Hoe word je geholpen? Let dus op het verschil tussen een reactie en een oplossing. Je mag als gebruiker misschien geen opleiding verwachten via de telefoon, maar een kwalitatief antwoord in begrijpbare taal, moet jou wel terug op weg zetten om verder te kunnen werken.
Bel je nu voor een printer of een antivirus probleem best naar de leverancier van je softwarepakket of naar het IT infrastructuur bedrijf? Verifieer zeker eerst het lijstje wat er wel of niet thuis hoort in de dienstverlening van de helpdesk.
Upgrade
Eerst en vooral is er de constante evolutie van software: zowel besturingssystemen als allerhande hulpprogramma's worden voortdurend aangepast en verbeterd. Het is dus belangrijk dat de evolutie proactief opgenomen en op voorhand getest wordt door de leverancier zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.
Of het nu gaat om het berekenen van een U-waarde in een calculatiepakket, de verplichte werfregistratie in een planningspakket of een document voor de aanvraag van een premie, binnen de applicatie moeten ook de nieuwe wettelijke verplichtingen standaard opgenomen worden.
"Geen software zonder bugs, enkel zijn ze soms nog niet ontdekt" is een gekend gezegde over programma's. En je wil natuurlijk ook dat alle gekende problemen snel opgelost worden in een volgende versie, liefst met nog wat nieuwe en verbeterde bedieningen en functionaliteiten, zodat de efficiëntie voor de gebruiker verhoogd wordt. Belangrijk in al deze aanpassingen is wel de garantie op opwaartse compatibiliteit. Dit moet ervoor zorgen dat er nooit gegevens van de gebruiker verloren gaan of manueel moeten herwerkt worden.
Extra's
Soms worden er extra services aangeboden in een onderhoudscontract. Denk aan de back-up van je bedrijfsgegevens of aan de personalisatie van je rapporten. Is dit inbegrepen of is dit extra te betalen?
Vaak zijn er ook mogelijke kortingen voor opleidingen of voor interventies. Zo kan je waarschijnlijk een deel 'terugverdienen' binnen je onderhoudscontract.
Conclusie:
Een onderhoudscontract voor software is dus inderdaad meer dan een verzekeringspolis. Een verzekering wordt aangesproken bij problemen en dient om zo weinig mogelijk gebruikt te worden.
Van een software onderhoudscontract mag je veel meer verwachten: upgrades en nieuwe versies garanderen het gebruiksgemak en een continuïteit.
Ook extra dienstverlening kan een voordeliger optie zijn. Controleer dus goed wat opgenomen is in de overeenkomst en waar extra voor betaald dient te worden.
