Software kiezen: meest gestelde vragen
Bij de aanschaf of implementatie van nieuwe software in uw bedrijfsprocessen stelt u zich, terecht, een aantal vragen. Op de meest gestelde vragen geven wij graag een kort antwoord:
Hoe lang duurt het om alles op te starten?
Dit is uiteraard sterk afhankelijk van de processen, de hoeveelheid gegevens en rapporten. De implementatie van een nieuw softwareprogramma verloopt niet altijd vlekkeloos. Planningen blijken te optimistisch, meerwerk komt eerder voor dan minderwerk en de complexiteit van de implementatie is vaak groter dan vooraf ingeschat.
Veel van de problemen bij de opstart zijn te voorkomen met een goede voorbereiding en de selectie van de juiste partijen die u met de implementatie helpen. Maar in ieder geval, duidelijke afspraken over wie wat doet en de spreiding in de tijd, inclusief training en opleiding zijn cruciaal.
Heeft de softwareleverancier ervaring binnen de schrijnwerkerijsector?
Het eerste en absoluut belangrijkste criterium is de ervaring van uw softwareleverancier van de bedrijfsprocessen binnen uw specifieke sector. Kies een partij waarvan dit de hoofdactiviteit is. Een automatisatie die volledig is afgestemd op de wensen en de eisen vanuit uw eigen markt, heeft grote voordelen.
Selecteer een onafhankelijke softwareleverancier, die rekening houdt met het volledige bedrijfsproces in uw schrijnwerkerij. Dit laat u toe om uw eigen voorkeuren te personaliseren en om functionaliteiten, inclusief plaatsing, toe te voegen.
Kunnen we beter ook referenties vragen?
Als een leverancier beweert ervaring te hebben in uw markt, vraag hem dan vooral om een aantal klantennamen. Het is belangrijk dat u daadwerkelijk nagaat hoever die ervaring strekt en hoe andere klanten denken over de samenwerking met die leverancier.
In welke mate is de historiek en de organisatie van de softwareleverancier belangrijk?
Kies voor een softwareleverancier met jarenlange ervaring, die de evoluties binnen de schrijnwerkerijsector volgt en beschikt over actuele 'stamdata' van belangrijke leveranciers van basisonderdelen.
Doe zaken met een organisatie die groot genoeg is om u, professioneel, te begeleiden en te ondersteunen, maar waar de contacten gepersonaliseerd blijven. Rechtstreeks communiceren met de ontwikkelaars is een duidelijk voordeel. Bij een goed georganiseerde ondersteuning kan dat via mail, helpdesk of speciaal ingerichte support-websites.
Welke informatie heeft een aanbieder van software nodig om een correct voorstel te maken?
In functie van het te automatiseren bedrijfsproces is het goed om de bestaande flow en de actuele situatie te analyseren.
Voor de mogelijke aanbieders van software is het ook belangrijk om een goed idee te hebben van wat u wil bereiken. Informeer ze over uw doelstellingen, de beperkingen en de randvoorwaarden van uw project.
Hoe gedetailleerder u bent, hoe makkelijker het is voor de aanbieder om zijn voorstel daarop af te stemmen. Onduidelijkheid en onvoldoende communicatie met de aanbieder en uw organisatie, brengt het project vanaf dag 1 in gevaar.
Ervaren softwareleveranciers, die de markt kennen en ervaring in de sector hebben, kunnen u helpen met een duidelijke behoefteanalyse.
Hoe maken we een definitieve keuze?
Voordat u een definitieve keuze maakt, zet u alle voor- en nadelen van de geboden opties best even op een rijtje. Ook het stellen van de juiste prioriteiten vraagt aandacht. Sommige functies kunnen in een later stadium relatief eenvoudig toegevoegd worden, terwijl andere absoluut aanwezig moeten zijn.
Een goede beoordeling vooraf levert achteraf het meeste rendement en de hoogste doorloopsnelheid op. Bovendien is de mening van alle betrokkenen goed voor de acceptatie van het systeem in een latere fase.
Hoe vermijden we veel maatwerk?
Is de oplossing die wordt voorgesteld maatwerk of wordt er gewerkt vanuit een bestaand product? Bij maatwerk gebeuren er enkel aanpassingen als u ze zelf vraagt (en betaalt). Een goed product daarentegen evolueert mee met de markt en brengt de beste praktijkresultaten van iedereen samen.
Uw softwarepartner moet bovendien in staat zijn met bestaande modules uw bedrijfsprocessen geïntegreerd te automatiseren en op elkaar af te stemmen.
Kijk ook toe op de compatibiliteit en de synchronisatiemogelijkheden met externe pakketten zoals bijvoorbeeld tekenprogramma's of boekhoudsoftware.
Wat moet u weten over de prijs?
De prijs is uiteraard afhankelijk van de grootte van het project en bestaat uit 3 componenten: het licentie- of gebruiksrecht, de opleidingen en de personalisatie (maatwerk) en tenslotte het onderhoudscontract.
- Het licentierecht wordt bepaald door enerzijds de modules en anderzijds het aantal gelijktijdige gebruikers. Je kan het licentierecht huren en ook kopen.
- Opleidingen en personalisaties worden meestal op afroep ingepland en per dag verrekend. Het aantal nodige dagen varieert in functie van de modules en vooral in functie van wat je zelf wil en kan doen in de personalisatie.
- Het onderhoudscontract wordt berekend op de licentierechten en dekt de kosten voor nieuwe updates, voor telefonische support bij het gebruik en voor een jaarlijks bezoek ter plaatse om samen de evolutie en de nieuwe mogelijkheden op jouw manier van werken af te stemmen.
