Offerteaanvragen opvolgen
Hoe haal je het maximum uit je offerteaanvragen?
In veel bedrijven worden aanvragen slecht opgevolgd. Komt het tot een offerte, dan wordt er vaak zelden nog naar omgekeken. Nochtans kan je met enkele eenvoudige tips en een goede software veel meer geld halen uit je inspanningen.
Tip 1: Registreer elke informatieaanvraag
Een klant belt je op, stuurt je een mailtje of wandelt je toonzaal binnen... Registreer elke aanvraag, ook al is de informatie niet volledig. Noteer liefst zoveel mogelijk klant-, contact- en werfgegevens. Hou goed bij hoe de aanvraag binnenkomt bvb via de website, bezoek aan de toonzaal, reeds klant, mond-tot-mondreclame, opendeurdag,...
Tip 2: Categoriseer je aanvragen en geef ze een status
Deel je aanvragen in volgens aantallen bvb 1 tot 3 stuks, 4 tot 10 stuks, meer dan 10 stuks of nog niet gekend. Noteer de stand van zaken van elke aanvraag bvb extra informatie nodig, offerte opgemaakt, project uitgesteld, project gaat niet door, verloren op prijs, succesvol verkocht,...
Tip 3: Maak een overzichtelijke takenlijst per aanvraag
Met de registratie van de datum van aanvraag, de datum van de volgende actie en de verwachte uitvoeringsdatum kan je een overzichtelijke takenlijst opmaken per aanvraag. Mogelijke taken kunnen bvb zijn: bijkomende informatie opvragen, afspraak maken, extra opmetingen doen,...
Tip 4: Maak een duidelijk onderscheid tussen de aanvraag en de offerte
Een offerte kan vervangen worden door een tweede of derde offerte (een ander materiaal of een andere kleur bvb) terwijl je toch maar één keer kan scoren op de aanvraag.
Tip 5: Maak je offerte op
Als je voldoende informatie hebt over de aanvraag, door bvb een getekend plan of door een bezoek ter plaatse, kan je een offerte opmaken. Verzet de status van de aanvraag en pas eventueel de datum voor de volgende actie aan. Door dit systematisch te doen, hou je makkelijk controle over de totale portefeuille.
Tip 6: Volg je offerte op
'Help je klant te beslissen'. Informeer tijdig naar de interesse bij je klant voor je hem afschrijft. Vergeet niet: de meeste offertes worden een opdracht door correcte opvolging.
Tip 7: Analyseer je scoringspercentage
Je hebt al je aanvragen zorgvuldig ingeschreven en opgevolgd zoals aangeraden in onze vorige tips. Dan is het goed te analyseren of je goed of slecht scoort, wanneer je prospect afhaakt, welke gemeentes goed of minder goed scoren, of het gaat over grote of kleine werken, nieuwbouw of renovatie, welke promotiekanalen effect hebben,...? Dit kan aan de hand van eenvoudige statistiekrapporten en analyses. Met de juiste opvolgingssoftware is alles overzichtelijk en gaat er geen informatie verloren.
