Hoe communicatie en operationele processen in een schrijnwerkerij optimaliseren?
Productiebedrijven en schrijnwerkerijen in het bijzonder, die zelf iets produceren of plaatsen, moeten constant waken over de efficiëntie van hun operationele processen. Ze moeten er zich van bewust zijn dat bij elk project, van bij de aanvraag tot de betaling, de controle wordt behouden en de voortgang verzekerd is.
Een goede communicatie zorgt ervoor dat het ganse operationele proces vlot verloopt, zeker als er gewerkt wordt met binnen- en buitendiensten. Je kan het best beschikken over een degelijk software-planningspakket waarin gebruik wordt gemaakt van rollen, taken en tickets.
Rollen
Rollen wijs je toe aan je medewerkers. Een rol kan uitgevoerd worden door:
- meerdere collega's van hetzelfde departement samen, bijvoorbeeld de verkopers
- meerdere collega's van verschillende departementen samen, zoals bijvoorbeeld bij een planningsvergadering.
- de zaakvoerder of één medewerker, in kleinere organisaties, die meerdere rollen opneemt.
Een rol bestaat uit een aantal taken. Zo kan aankoop bijvoorbeeld duidelijkheid creëren over kleuren en opties, het bestelformulier op de site invullen, de orderbevestiging nakijken of de effectieve levering bevestigen.
Taken
Door de taken expliciet te benoemen, een verantwoordelijke toe te wijzen en ze zichtbaar op te volgen, ontstaat er duidelijkheid voor de hele organisatie. In een degelijk planningspakket kan je aangeven, wie er kan en wie er mag taken registreren.
Sommige taken, zoals o.a. door wie en wanneer werd opgemeten, mogen en kunnen door iedereen aangevuld worden. Andere taken zoals o.a. verificatie van de betaling, mogen enkel door de verantwoordelijke gebeuren.
Tickets
Registratie toont enkel de status van het project maar vervangt geenszins de communicatie die via telefoon of email gebeurt rechtstreeks tussen de betrokken personen.
En dan worden tickets belangrijk. Een ticket geeft de omschrijving in het planningspakket van een uit te voeren actie. Het grote voordeel is dat ook anderen die het dossier openen zien dat er nog onbeantwoorde tickets aanhangen. En dat is toch een stuk handiger dan in je e-mails te moeten gaan zoeken.
Praktijkvoorbeeld: Een klant belt om toch nog een detail te veranderen en vraagt of de verantwoordelijke even wil terugbellen. Dan bestaan er 2 mogelijkheden:
- Je kan een email sturen naar de verantwoordelijke en iedereen in cc zetten. Resultaat: gegarandeerde miscommunicatie
- Je kan een ticket aanmaken in het planningspakket, dit aan het project hangen en de verantwoordelijke een herinnering sturen. Zodra die zich terug aanmeldt, krijgt hij de boodschap te zien.
Pop-up meldingen
Als extra, zorgt een pop-up ervoor dat de aandachtspunten binnen een project getoond worden. Het is een zeer handige tool, zodat iedereen er rekening kan mee houden en in functie daarvan kan handelen.
Zodra iemand van de medewerkers een project, een factuur of een aanvraag opent of verandert, kan er een pop-up verschijnen met boodschappen zoals: dossier geblokkeerd of check eerst even de boekhouding voor je aanpassingen maakt!
Conclusie
Een goed planningspakket zorgt er dus voor dat alle operationele processen onder controle zijn, opgevolgd worden en optimaal verlopen.
