De checklist
Waarom iedereen met een checklist moet werken!
Het gebruik van checklists biedt vele voordelen: je houdt enerzijds voldoende flexibiliteit voor elk individueel dossier terwijl je anderzijds steeds de controle en het overzicht behoudt van alle dossiers samen. Handig omgaan met een checklist en bijbehorende taken is een basiskenmerk van een goed werkend operationeel planningspakket.
Maak eenmalig een zo volledig mogelijke checklist met zowel de routinetaken als ‘al wat je ooit al eens moeten doen hebt' voor een dossier. Groepeer de lijst van taken in een aantal logische rubrieken, zoals: administratie, bestellingen, werfinrichting.
4 essentiële voorwaarden voor een goede checklist
1. Geef aan of een taak actief is
Als je een nieuw dossier aanmaakt overloop dan systematisch elke rubriek en vink enkel de taken aan die van toepassing zijn: bijvoorbeeld onder de rubriek "werfinrichting": parkeerverbod aanvragen, stelling voorzien.
2. Geef voor elke taak de 'deadline' aan
Een parkeerverbod aanvragen kan meestal binnen de week. Neem enkele dagen marge en geef als 'deadline' bijvoorbeeld 10 werkdagen voor de aanvang van het werk.
3. Duid een verantwoordelijke aan
Het is belangrijk om voor iedere taak een verantwoordelijke aan te duiden. Ofwel geef je de naam van de medewerker of je geeft de rol van de medewerker: bijvoorbeeld de ‘toegewezen projectleider'.
4. Geef aan wanneer de taak volbracht is
Ook hier bestaan een aantal mogelijkheden. Wij geven je de meeste gebruikte.
- Een ja / neen antwoord dat je kan aanvinken.
- Een tekst zoals: 'sleutel te halen bij...'.
- Drie datums: besteld, bevestigd en geleverd.
Geïnteresseerd in meer tips om beter te plannen?
