Centraliseer alle documenten

Veel problemen bij een planning ontstaan omdat er documenten ontbreken in het dossier. Als algemeen principe geldt: waar de informatie ontstaat, moet ze ook direct geregistreerd worden. Bij veel bedrijven wordt er dan één dik papieren dossier aangelegd met allerlei afdrukken en kopieën van de documenten. Een bestelbon gaat in een kaft bestellingen en de kopie in het dossier van de klant. Hetzelfde scenario geldt voor de aankooporders: één klassement per leverancier en een kopie in het klantendossier. E-mails worden afgedrukt en toegevoegd.

Maar als het dossier dan op de achterbank van de auto van de opmeter ligt, dan wordt het moeilijk om een wijziging in de leverdatum van een leverancier direct en overal aan te passen.

Wij geven graag enkele tips.

Als je aan de uitwerking van het project begint, moet alles samen beschikbaar zijn. Indien er twijfel is over iets, moet je direct alle bijlagen kunnen terugvinden. En bij de oplevering kan net die ene foto van bij de opmeting het verschil maken tussen eigen kosten of betalende meerwerken.

• Koppel de Excel-sheet met een link aan de opdracht.
• Zet met een eenvoudige scanner je geschreven of getekende documenten om en voeg ze toe aan het digitale dossier.
• Haal je foto's direct van het toestel en link die aan de werf.
• Maak alle e-mails met een simpele klik- en sleepbeweging bereikbaar voor iedereen.

Zo staat alle informatie centraal en kan ze ten allen tijde online geraadpleegd worden. Heb je toch een papieren werkkopie nodig, dan kan je een rapport afdrukken met enkel de relevante bijlagen uit het dossier. Als dan de getekende leveringsnota terug binnenkomt, kan je ook deze weer scannen en toevoegen. Zo moet je nooit meer zoeken naar het dossier.

Voor wie echt veel documenten moet behandelen, bestaan er nu ook al scanners die de afkomst van de meeste documenten herkennen en ze direct toevoegen aan het juiste dossier.