Beheer van de "Dienst na verkoop"
Hoe je "dienst na verkoop" optimaliseren?
Dit klinkt je wellicht bekend in de oren, de honderd en één dingetjes die je nog moet doen: een gebarsten ruit gaan vervangen, een draaikip gaan afregelen, een vliegenraam naleveren, een discussie gaan voeren over een kras op de deur of een klant die belt om een geforceerd slot onmiddellijk te gaan vervangen.
We geven je graag enkele tips om je "dienst na verkoop" vlot te laten verlopen.
Tip 1: Noteer zoveel mogelijk informatie
Als er een vraag voor een nazicht binnenkomt, noteer dan zoveel mogelijk: de omschrijving van het probleem, de werfgegevens en de contactgegevens van de melder. Door een vrije tekst te gebruiken als probleemmelding, kan je meer details noteren, die je dan later op de werkbon kan vermelden.
Tip 2: Koppel je nazicht aan een vroegere werf
Als het enigszins kan, koppel dan het nazicht aan een vroegere werf. Dit geeft je niet alleen inzicht over de reeds gebruikte materialen, maar je kan ook nagaan welke plaatsingsploeg er reeds geweest is. Foto's of andere documenten voeg je best ook direct bij het (elektronische) dossier.
Tip 3: Maak een duidelijke checklist
Stel een checklist op volgens uit te voeren taken:
- Dringend of heel dringend, eerst nog een bezoek inplannen.
- Bestellingen doen.
- Aantal personen voorzien voor de uitvoering.
- Eigen schade, garantie of factureren.
Tip 4: Communiceer met je klant
Van zodra een vraag voor nazicht of een klacht binnenkomt door een klant, bevestig dan meteen. Stuur een mail of een brief dat je de aanvraag goed ontvangen hebt, een volgnummer werd toegekend en de opvolging spoedig gegarandeerd wordt. Dit wekt vertrouwen en zal vaak frustraties vermijden bij de klant.
Tip 5: Print een actuele werkbon af
Print de werkbon kort voor de uitvoering af. Zo ben je zeker dat alle gegevens van het nazicht, de werf en de contactpersonen actueel zijn. Laat ruimte op de werkbon om eventuele onvoorziene meerwerken te noteren, zodat je een correcte afrekening kan sturen naar je klant.
Tip 6: Localiseer het werfadres
Heel handig is om van bij de registratie van een nazicht onmiddellijk het werfadres op een landkaart te tonen. Hierdoor is het adres gecontroleerd en kan je ook je andere werven in dezelfde regio visualiseren en groeperen.
Met de juiste software worden al deze punten overzichtelijk weergegeven en beheerd.
