BEDRIJFSPROCES DEEL 7: NACALCULATIE
Verkoopprijzen zijn, uit concurrentiële overwegingen, bij voorkeur gebaseerd op marktconforme prijzen. Een goede nacalculatie is dan van levensbelang om je rentabiliteit te bewaken en je efficiëntie te meten.
Nacalculatie bestaat er in om de effectieve kosten van al je materialen en je werktijden te kunnen toewijzen aan de facturen die je maakt. Eigenlijk is nacalculatie eenvoudiger dan op voorhand te calculeren. Je moet alleen weten waar je moet op letten.
Heel veel hangt af van een correcte registratie. De boekhouding is een evidente bron voor inkomende facturen. Een goede tijdsregistratie gekoppeld aan je operationele planning helpt je snel op weg om ook de juiste verdeling te maken.
DEEL 1: REGISTRATIE VAN MATERIALEN EN MATERIEEL
- Maak vooreerst een onderscheid tussen het materiaal dat je verwerkt en verkoopt en het materieel dat je hiervoor gebruikt.
- Een tweede belangrijk onderscheid is de toewijzing van directe en indirecte kosten. De directe kosten zijn toewijsbaar aan één dossier, de indirecte kosten vallen onder de algemene werking van het bedrijf en worden best procentueel toegevoegd aan de nacalculatie.
- Als je materialen verwerkt in een eindproduct (bv. een deur of een raam) dan kan je best een percentage afval (bv. zaagverliezen) of breukverlies (bij glas) bijtellen. Een oplossing is om per materiaalsoort met één percentage te werken. (bv. voor afwerkprofielen een gemiddeld zaag- en restverlies van 7%).
- Sommige materialen zijn moeilijk of niet toewijsbaar, zoals schroeven of siliconen. Voor deze materialen tracht je de verhouding te maken tussen de toewijsbare materiaalkosten enerzijds en de niet toewijsbare anderzijds. Dit percentage tel je er als klein materiaal bij.
- Ook voor het gebruikte materieel is er een gelijkaardige opsplitsing tussen toewijsbare en niet toewijsbare kosten. Als je een stelling, een lift of een speciale diamantboormachine gaat huren voor een project dan kan je die kosten direct aan het project toewijzen. Als je deze voor een langere periode huurt en voor meerdere projecten inzet dan deel je de prijs door het aantal gebruiksdagen en wijs je de kosten toe in functie van de gebruiksduur. Ook voor materieel dat je zelf bezit, bv. een lichte vrachtwagen, kan je vanuit de boekhouding de kostprijs per kilometer kennen. Deze reken je dan in functie van het effectieve gebruik.
DEEL 2: REGISTRATIE VAN WERKTIJDEN
Een goede tijdsregistratie gekoppeld aan je operationele planning helpt je snel op weg om ook hier de juiste verdeling te maken.
- Wijs alle directe- en niet directe uren toe. De werktijden op de werf zijn makkelijker toe te wijzen dan de uren van de administratie. In een nacalculatie worden tijden omgezet naar een kost door te vermenigvuldigen met de prijs per uur. Verhoog de prijs per uur met de kost van de niet toewijsbare uren op basis van de reële loonkost.
- Verdeel de verkoopbare- en niet verkoopbare uren. Als je alle uren van productiemedewerkers en montageploegen als verkoopbaar beschouwd, dan weet je dat je alle uren van verkoopmedewerkers en administratie (niet-verkoopbare) moet verdelen over de verkoopbare.
- Toewijsbaar of niet, verkoopbaar of niet, je moet in ieder geval registreren waar je tijden aan besteed worden. Als een plaatsingsploeg van 2 medewerkers voor een hele dag vertrekt naar een werf dan kan je makkelijk de uren registreren van dat project. Als er in een werkplaats door meerdere medewerkers aan verschillende orders door elkaar gewerkt wordt, dan is de registratie al stukken moeilijker.
- Het rapporteren van de werktijden is essentieel voor een correcte tijdsregistratie. Dit kan door het invullen of nog beter door het scannen van een van een werkfiche. Je kan ook werken met een "Track & Trace"-systeem voor de machines die vanuit de werkvoorbereiding worden aangestuurd of de GPS-informatie in een vrachtwagen.
- De werkplaats kan je automatiseren met aanraakschermen waarop de verschillende taken staan die uitgevoerd moeten worden. De volgorde of de prioriteit kan je vanop het bureel bepalen. Telkens een taak gedaan is moet de werknemer zich melden om zijn volgende opdracht te kennen. Als een taak langer duurt dan voorzien dan kan je automatisch een melding krijgen over het mogelijk probleem. Waar je anders moet wachten tot het einde van de dag kan je zo sneller ingrijpen om de voorziene planning toch te halen.
Conclusie
Een nacalculatie is essentieel voor de rentabiliteit van je bedrijf en het detecteren van verbeterpunten. Een goed softwarepakket afgestemd op de activiteiten van een schrijnwerkerij zorgt voor een correcte en geautomatiseerde registratie. Het bespaart je veel tijd en je kan snel en accuraat bijsturen.
TECHWIN heeft ondertussen erg veel ervaring opgebouwd en heel wat implementaties uitgevoerd op het niveau van geautomatiseerde nacalculaties.
