BEDRIJFSPROCES DEEL 6: FACTURATIE
Niks zo erg als iets vergeten te factureren. De kans dat je klant vraagt waar zijn factuur blijft, is eerder klein. Door je facturatie te koppelen aan de operationele planning vermijd je dit probleem. Lees hier enkele tips om dit vlot te laten verlopen:
Tip 1: Noteer de commerciële waarde van een werk
Elk dossier heeft een commerciële waarde. Noteer dit bedrag onmiddellijk in het dossier van zodra het gekend is voor de aanvang van de werken.
Tijdens de uitvoering kan dit bedrag natuurlijk veranderen door:
- min- of meerwerken
- werken die in regie uitgevoerd worden en waarvan het bedrag pas gekend is na de effectieve uitvoering
Tip 2: Druk een dagrapport af
- de coördinaten van de werf
- de beschrijving van de opdracht
- eventuele afspraken die achteraf gemaakt zijn
- een ruimte voor onvoorziene meerwerken
Als het dagrapport de dag daarna op je bureau belandt, verwerk je ook deze gegevens mee in het dossier.
Tip 3: Voeg voorschotfacturen toe aan het dossier
Hoe werkt dit?
- kies een omschrijving uit een vooraf gedefinieerde lijst of geef een vrije tekst in als toelichting bij de factuur
- pas het standaard volledig openstaande bedrag aan zodat het overeenkomt met het reeds betaalde bedrag (de BTW wordt automatisch herberekend)
- voeg een factuur toe aan je dossier
- verzend de factuur per mail of per brief
- zet in een lijst het gefactureerde percentage en sorteer van groot naar klein, dan zie je in een oogopslag waar je nog moet aan werken
Tip 4: Koppel klant- en facturatiegegevens aan elkaar
Druk vanuit je operationele planning niet alleen de kopie voor de klant maar ook de kopie voor de boekhouding. Of beter nog, koppel de beide programma's aan elkaar. Klant-en facturatiegegevens hoef je dan maar één keer in te geven.
Tip 5: Voorzie een “checkbox” voor de eindfactuur
Gebruik voor elk dossier een checkbox ‘volledig gefactureerd'. Die verzet je pas na volledige oplevering en na de opmaak van de eindfactuur. Met een eenvoudige filter zie je onmiddellijk hoeveel werkzaamheden er werden uitgevoerd zonder een factuur te sturen naar een klant.
Conclusie
Een facturatie-module in je softwarepakket zorgt ervoor dat alle werken, ook de onvoorziene meerwerken netjes gefactureerd worden. De koppeling met de boekhouding zorgt voor efficiëntie en vermijdt fouten.
