BEDRIJFSPROCES DEEL 2: PLANNING
Je hebt goed geluisterd naar de klant, een gepaste offerte gemaakt en door een goede opvolging werd het order binnengehaald.
1. Maak een voorlopige planning
Een planning maak je om te beginnen en daarna pas je hem aan. Iedereen kent het wel: een map per klant met daarin (de kopieën van) het order, de bestelbonnen van de materialen, enkele Excel sheets met het overzicht van de orders en de bestellingen per leverancier. Daarnaast nog een groot bord tegen de muur, het in te zetten personeel en de lopende werven. En ja, iedereen is aan het werk en alles geraakt altijd wel opgelost.
Maar het kost wel veel tijd om elke wijziging te registreren en de impact ervan in te schatten. Het kost nog meer tijd en vooral geld als je het niet goed doet: naleveringen, haastklussen, openstaande facturen,...
2. Zorg voor een globaal overzicht
- Zet alle dossiers op één kalender
- Gebruik kleuren in functie van het type werk
- Maak zoveel kopieën als er dagen werk zijn
- Gebruik duidelijke symbolen om aan te geven hoever je staat met de bestellingen, de afspraken en de aandachtspunten.
Wijzigingen moeten bovendien eenvoudig uit te voeren zijn. Plannen is immers een interactief proces waarbij je snel de impact van de verschillende opties moet kunnen aftoetsen.
3. Centraliseer de planning
De conflicten met andere afspraken moeten direct zichtbaar zijn voor je beloftes maakt aan je klant. En, er kan maar één waarheid zijn voor klanten en medewerkers: de centrale planning. Als je vanuit dit centrale overzicht dan ook nog kan doorklikken naar de details van het order, naar het toegewezen personeel, naar de e-mails en andere communicatie dan zit je goed. Alles is immers direct zichtbaar voor iedereen.
4. Maak een behoeftelijst
Op basis van de configuratie en mogelijks bijkomende opmetingen kan een behoeftelijst worden opgemaakt.
Ramen, deuren, binnendeuren, trappen, maatwerk-meubelen,... steeds dezelfde systematiek: opmeten, uitwerken en dan pas aankopen en produceren. Voor deze "make-to-order" producties onderscheiden we twee categorieën artikelen: project gerelateerde- en voorraadartikelen.
5. Reserveer de voorraad
Voor projectartikelen heb je voornamelijk een bestel-beheer nodig, niet zozeer een voorraadbeheer. De exacte behoefte, afmetingen en aantallen zijn gekend vanuit de configuratie van het order.
Voor voorraadartikelen is het beheren, reserveren en het afboeken van cruciaal belang voor een vlotte doorstroming van het project.
6. Maak een definitieve planning
Alle elementen t.t.z. de beschikbare materialen en uren worden samen verwerkt in een definitieve planning. Op basis daarvan worden afspraken gemaakt met de klant.
Zorg ervoor dat bij het opstarten van een project alle documenten beschikbaar zijn: opmetingen, prijs-berekeningen, offertes, (getekende) bestelbon, eventuele foto's,... Indien er twijfel is over iets, moet je direct alle bijlagen kunnen terugvinden. En later bij de oplevering kan net die ene foto van bij de opmeting het verschil maken tussen eigen kosten of betalende meerwerken.
Conclusie
Plannen blijft het moeilijke evenwicht zoeken tussen de vragen en de eisen van je klant en het best haalbare voor je organisatie. Een degelijk en goed werkend operationeel planningspakket, specifiek voor de schrijnwerkerijsector, kan je daarin bijstaan.
Jullie vinden alvast de uitgewerkte flowchart via deze link.
