PROCESSUS D'ENTREPRISE PARTIE 2: PLANNING
Vous avez bien écouté le client, vous avez fait une offre appropriée et, grâce à un bon suivi, la commande a été gagnée.
L'étape suivante consiste à établir un bon planning, qui peut vous apporter de nombreux clients satisfaits et vous faire économiser beaucoup d'argent.
1. Faites un planning préliminaire
Commencez par établir un planning et ensuite, adaptez-le. Tout le monde connaît la procédure: un dossier par client contenant (des copies de) la commande, les bons de commande pour les matériaux, quelques feuilles Excel avec l'aperçu des commandes et les commandes par fournisseur. En outre, on utilise un grand tableau qu'on accroche au mur, on indique le personnel à employer et les chantiers en cours. Et oui, tout le monde se retrousse les manches et à chaque problème on trouve toujours une solution.
Toutefois, il faut beaucoup de temps pour enregistrer chaque changement et évaluer son impact. Cela coûte encore plus de temps et surtout encore plus d'argent si vous ne le faites pas correctement: retard d'une partie de la commande, travaux urgents, factures impayées, etc.
2. Pensez à établir une vue d'ensemble
- Renseignez tous les dossiers dans un seul calendrier
- Utilisez les couleurs en fonction du type de travail
- Faites autant de copies qu'il y a de jours de travail
- Utilisez des symboles clairs pour montrer l'état d'avancement des commandes, les accords et les points d'attention.
3. Centralisez le planning
Les conflits avec d'autres accords doivent être immédiatement visibles avant que vous ne fassiez des promesses à votre client. Et il ne peut y avoir qu'une seule vérité pour les clients et les collaborateurs: le planning central. Si, à partir de cette vue d'ensemble centrale, vous pouvez également cliquer sur les détails de la commande, sur le personnel affecté, sur les e-mails et autres communications, alors tout va bien. Tout est immédiatement visible pour tout le monde.
4. Faites une liste de vos besoins
Sur la base de la configuration et d'éventuelles mesures supplémentaires, une liste de besoins peut être établie.
Fenêtres, portes, portes intérieures, escaliers, meubles sur mesure, etc., il s'agit toujours le même système: mesurer, mettre au point, et puis seulement acheter et produire. Pour ces productions "à la demande", nous distinguons deux catégories d'articles: les articles liés à un projet et les articles de stock.
5. Réservez le stock
Pour les articles liés à un projet, vous avez principalement besoin d'une gestion des commandes, et non d'une gestion des stocks. Les exigences, dimensions et quantités exactes sont connues dès la configuration de la commande.
Pour les articles en stock, la gestion, la réservation et la comptabilisation sont des éléments cruciaux pour le bon déroulement du projet.
6. Faites un planning final
Tous les éléments, y compris les matériaux et les heures disponibles, sont intégrés ensemble dans un planning final. Sur cette base, des accords sont conclus avec le client.
Lorsque vous commencez un projet, assurez-vous que tous les documents sont disponibles: mesures, calculs de prix, devis, bon de commande (signé), photos éventuelles, etc. En cas de doute, vous devez être en mesure de trouver immédiatement toutes les annexes. Et, plus tard, au moment de la livraison, rien que le fait d'avoir fait une photo au moment où vous effectuiez des mesures peut faire la différence entre des coûts propres ou le paiement d'un travail supplémentaire.
Conclusion
Le planning demeure un exercice d'équilibre difficile entre les exigences de votre client et ce qui est le mieux pour votre organisation. Un logiciel de planning opérationnel solide et performant, spécialement conçu pour le secteur de la menuiserie, peut vous y aider.
Vous trouverez l'organigramme réalisé via ce lien.
