L'importance d'un bon système d'enregistrement du temps de travail dans votre logiciel de planification
Lors d'une vente, vous établissez une estimation des matériaux à utiliser et des heures à prester. De plus, vous y ajoutez un facteur lié aux risques et aux bénéfices et c'est avec ces données que vous dressez une planification des tâches. Il arrive toutefois que les choses se passent différemment lors de l'exécution. Par conséquent, un bon système d'enregistrement du temps offre un aperçu des erreurs éventuelles en la matière.
Un aspect important, si pas essentiel, réside dans l'enregistrement et l'attribution des temps de travail. Que ces heures soient attribuables ou non, vendables ou non, elles doivent être enregistrées aussi bien sur le lieu de travail qu'en déplacement.
1. Enregistrement du temps sur le lieu de travail
- Le collaborateur corrige lui-même ses données: le dossier, les activités, les temps de début et de fin permettront toujours d'agrémenter la journée.
Des erreurs ou des fautes éventuelles ne sont pas ou à peine visibles. Le transfert manuel de données vers le logiciel de planification constitue la seule tâche en vue de poursuivre le traitement. - Une deuxième possibilité consiste à créer des codes-barres depuis le logiciel de planification afin d'afficher l'activité par dossier. Chaque collaborateur scanne ces codes à l'aide d'un petit scanner de poche et enregistre ainsi le début et la fin de l'activité. À la fin de la journée, les scanners sont analysés et les données se voient automatiquement attribuées au projet adéquat.
En raison d'erreurs, d'omissions ou de double scan, les données doivent être «nettoyées» avant de pouvoir les utiliser. - La troisième possibilité exige plus de préparation, mais elle offre des résultats beaucoup plus fiables. En préparant les tâches des différents postes de travail et en y accordant la bonne priorité, le collaborateur ne pourra commencer que s'il demande la mission en question. Le temps commence alors à s'écouler et la tâche s'arrête lorsque la prochaine mission commence.
Cette manière de travailler offre également plus de possibilités en vue d'enregistrer des pauses, des problèmes ou d'autres missions temporaires. Par conséquent, ces données sont directement attribuées aux dossiers appropriés.
2. Enregistrement du temps des équipes d'installation
- Avant l'enregistrement de la note de livraison et de prestation signée par le client, il y a encore beaucoup de formalités écrites. L'encodage direct par le biais du smartphone ou de la tablette connaît un succès de plus en plus marqué. Ainsi, il est possible d'attribuer, de manière rapide et aisée, les heures et les déplacements relatifs au dossier.
- Un lien avec un système « Track & Trace » montre généralement bien le lieu et le moment où se trouvait le véhicule. Les activités et le nombre d'installateurs doivent être encodés de façon manuelle.
Apprendre des erreurs encodées
Afin de permettre un calcul ultérieur correct et afin d'obtenir des données fiables en matière de bénéfices ou de pertes concernant un dossier, l'encodage des erreurs éventuelles est indispensable. Pensez aux points pouvant échouer du côté du client, du mesurage, des fournisseurs, de la production, de l'installation et/ou au bureau lors de l'établissement du projet, de la commande ou de la facturation.
Grâce au bon module de logiciel de planification axé sur les menuiseries, il est possible d'obtenir aisément un aperçu global de la totalité du processus. Des conclusions et des mesures peuvent dès lors être tirées aussi bien par dossier que sur une période plus large.
