La Check-list
Pourquoi la check-list est elle un must pour tout le monde!
Recourir à un check-list présente de nombreux avantages: d'une part, elle permet de garder suffisamment de flexibilité pour chaque dossier individuel, tout en garantissant d'autre part un contrôle et une vue d'ensemble de tous les dossiers. Manier habilement une check-list et toutes les tâches y afférentes est une caractéristique de base d'une planification opérationnelle efficace.
Effectuez une fois pour toutes une check-list la plus complète possible, incluant aussi bien les tâches de routine que 'tout ce que vous avez déjà dû faire précédemment' pour un dossier. Regroupez la liste des tâches en plusieurs rubriques logiques, comme: administration, commandes, installation de chantier.
Quatre conditions essentielles pour dresser une bonne check-list:
1. Indiquez si une tâche est active
Si vous préparez un nouveau dossier, parcourez systématiquement chaque rubrique et cochez uniquement les tâches qui sont 'd'application: par exemple, sous la rubrique 'installation de chantier': demander l'interdiction de stationnement, prévoir un échafaudage.
2. Fixez une 'deadline' pour chaque tâche
Demander une interdiction de stationnement peut généralement se faire dans la semaine. Prévoyez quelques jours de marge et fixez par exemple la période d'expiration à 10 jours ouvrables avant le début des travaux.
3. Désignez un responsable
Il est important de désigner un responsable pour chaque tâche. Vous pouvez soit préciser le nom du collaborateur, soit sa fonction: par exemple 'le chef de projet assigné'.
4. Indiquez quand la tâche est accomplie
Ici aussi, il existe plusieurs possibilités:
- Une question oui / non à cocher.
- Un texte comme: 'clef à aller chercher chez...'.
- Trois dates: commande, confirmation, livraison.
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