Gestion des stocks en toute simplicité!
Après l'inventaire, la question rituelle de la comptabilité ne manquera pas de se poser: où en sont les stocks? Ce qui ressemble à un vrai casse-tête pour les uns s'avère pour les autres un vrai faux problème pour peu que l'on respecte quelques règles tout au long de l'année.
Nous évoquons essentiellement ici les entreprises qui vendent d'abord avant d'acheter et de produire. Fenêtres, portes, portes intérieurs, escaliers, meubles sur mesure... c'est toujours le même système: mesurer, élaborer, puis acheter et produire. Dans ces "productions sur commande" (make-to-order), nous distinguons deux catégories d'articles: les articles liés au projet, et les articles liés aux stocks.
En ce qui concerne les articles liés au projet, vous avez davantage besoin d'une gestion des commandes que d'une gestion des stocks. Les exigences, les mesures et les quantités précises découlent des spécifications de la commande.
En revanche, les articles liés aux stocks relèvent généralement du « stock de consommables »: charnières, poignées, verrous, rails... Dans cette catégorie figurent aussi les articles non comptés à la pièce: vis, boulons, équipement de masticage, etc. Or, c'est souvent là que le bât blesse.
Voici comment procéder pour ce qui est des articles de stock:
- Dressez la liste des nécessités par ligne et vérifiez s'il reste suffisamment de stock. Réservez si nécessaire et ne commandez que s'il y a trop peu d'articles ou si le nombre est en-deçà du minimum fixé.
- Surveillez votre stock. En théorie, tout ce que mentionne votre inventaire est en stock. Imprimez la liste à partir de votre logiciel intégré de gestion des stocks. Lors des inventaires semestriels, les différences apparaîtront directement. Sitôt l'inventaire fait, rectifiez vos quantités.
- Vérifiez l'efficacité de la production pour expliquer les éventuelles différences: signalez directement un défaut ou un dégât. Retirer un article du rayon et recommencer, produira une différence lors de l'inventaire. Parfois, c'est l'inverse: l'utilisation d'un restant «ajoute» du stock. Ici aussi corrigez les quantités.
- Suivez aussi les articles que vous ne pouvez pas réellement attribuer à une commande, tels que les vis ou les chiffons, par exemple. Dès qu'une boîte est ouverte, rayez-la de la liste. Si vous êtes en-deçà du minimum de stock fixé, faites une commande supplémentaire et enregistrez la nouvelle livraison. Utilisez un graphique pour visualiser les mouvements de stock et maîtriser la consommation.
Conclusion:
Surveiller vos stocks ne doit pas être difficile. Grâce à un bon logiciel intégré de gestion des stocks et le respect de quelques règles, vous gardez le contrôle du stock à disposition. Les inventaires sont faits pour réconcilier la théorie et la pratique. Et en suivant votre consommation, vous repérez aisément si vous n'avez pas en permanence trop de stock.
