Centraliser tous les documents
Réunissez tous les documents et... digitalisez-les
Le prix est calculé à l'aide d'un tableau Excel. Quelque chose a été barré sur le bon de commande signé et des annotations ont été apportées à la main. Le métreur a pris quelques photos à l'aide de son smartphone et l'e-mail du client confirmant sa décision concernant une courbe à gauche ou à droite, est resté dans l'inbox du vendeur.
Ces situations vous sont familières?
De nombreux problèmes de planning surgissent parce que certains documents manquent au dossier. Le principe général est le suivant: l'information doit être enregistrée directement à l'endroit même où elle apparaît.
Dans de nombreuses entreprises, un gros dossier papier est constitué avec toutes sortes d'impressions et de copies de documents. Un bon de commande est consigné dans une farde de commandes et une copie est jointe au dossier du client. Et c'est le même scénario pour les ordres d'achat: un classement par fournisseur et une copie dans le dossier du client. Les e-mails sont imprimés et ajoutés au dossier.
Mais si le dossier traîne sur le siège arrière de la voiture du métreur, il devient difficile d'y introduire directement un changement d'horaire de livraison d'un fournisseur et de faire toutes les adaptations.
Voici quelques conseils.
Conseil 1: Centraliser tous les documents
Lorsque vous entamez une mise en œuvre, toutes les informations doivent être disponibles. Si des doutes surgissent, il faut pouvoir retrouver directement toutes les annexes. Et lors de la livraison, c'est justement cette photo du métrage qui peut faire toute la différence entre les frais propres et les compléments de travaux payants.
Conseil 2: Digitalisez l'information
Vous vous épargnerez beaucoup de temps et d'efforts en conservant tout sur support numérique et en adoptant une structure logique.
- Couplez le tableau Excel avec un lien vers la commande.
- À l'aide d'un simple scanner, convertissez facilement vos documents manuscrits ou signés, et ajoutez-les au dossier numérique.
- Téléchargez directement les photos de votre appareil et reliez-les au chantier.
- Veuillez à ce que tous les e-mails soient accessibles à tous en les faisant glisser au bon endroit.
Ainsi, toutes les informations sont centralisées et peuvent être consultées en ligne à tout moment. Et si vous avez quand même besoin d'une copie de travail sur papier, vous pouvez imprimer un rapport contenant uniquement les annexes pertinentes. Lorsque la note de livraison arrive signée, il suffit à nouveau de la scanner et de l'ajouter au dossier numérique. Et vous n'aurez plus jamais à faire des recherches.
Conseil 3: Il existe déjà des scanners intelligents
Pour ceux qui doivent vraiment traiter un très grand nombre de documents, il existe aussi désormais des scanners qui reconnaissent la provenance de la plupart des documents et les ajoutent directement dans le bon dossier.
